Dataskydd och hantering av personuppgifter

Dataskyddsbeskrivning

EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), artiklarna 13 och 14

Dataskyddsbeskrivning för den offentliga arbetskraftsservicen (kommunförsöket med sysselsättning)

Gemensamt personuppgiftsansvariga

Helsingfors stad/Stadsstyrelsen.

Närings-, trafik- och miljöcentralernas samt arbets- och näringsbyråernas utvecklings- och förvaltningscenter (UF-centret).

Denna beskrivning gäller den behandling av personuppgifter som utförs av Helsingfors stad.

Enligt stadsstyrelsens beslut 7.3.2022 § 182 om ansvarsfördelningen och uppgifterna i fråga om registerföringen är direktören för sysselsättningsärenden ansvarsperson för registret.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Tillhandahållandet av offentlig arbetskraftsservice förutsätter behandling av dina uppgifter. Även utbetalningen av arbetslöshetsförmåner förutsätter behandling av dina uppgifter, eftersom sysselsättningstjänsterna har uppgifter som berör arbetslöshetsförmåner.

Ändamålet med behandlingen

Behandlingen av kunduppgifter och behandlingens syfte regleras i 14 § och 14 a § i lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen (nedan kommunförsökslagen).

I ordnandet och produktionen av de uppgifter som avses i kommunförsökslagen tillämpas 13 kap. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, om inte något annat stadgas i kommunförsökslagen. Utöver 13 kap. 1 § i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice kan uppgifter om kunder och producenter av offentlig arbetskraftsservice användas för att anordna och producera sådana tjänster och uppgifter som avses i kommunförsökslagen samt för tillsyn, utveckling, uppföljning, statistikföring, prognostisering och styrning som gäller de uppgifter som avses i lagen

I 13 kap. 1 § i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice nämns som användningsändamål som är väsentliga för kommunförsöket 1) ordnande och produktion av service och uppgifter som avses i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, 2) utförande av uppgifter enligt lagen om främjande av integration, lagen om utkomstskydd för arbetslösa och lagen om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte, samt 3) övervakning, utveckling, uppföljning, statistikföring, prognostisering och styrning i fråga om de uppgifter som avses ovan.

Helsingfors stad ordnar inte alla tjänster enligt ovan nämnda lagar i egenskap av kommun i försöksområdet. Arbetsfördelningen mellan arbets- och näringsbyrån och en kommun i försöksområdet utformas enligt kommunförsökslagen. Den offentliga arbetskraftsservice som tillhandahålls
av kommuner i försöksområdet definieras närmare i 10 § i kommunförsökslagen, uppgifter kring intervjuer och bedömningar av servicebehov i 8 §, uppgifter kring planer i 9 §, uppgifter kring främjande av integration och med anknytning till aktiveringsplanen i 12 §, uppgifter kring utkomstskydd för arbetslösa och arbetskraftspolitik i 12 a §, uppgifter kring jobbsökning i en annan stat i 12 b § samt uppgifter kring upphörande och inledande på nytt av en kundrelation i 6 §.

Enligt 9 § 1 mom. i lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (1369/2014) kan kommunförsöket behandla uppgifter om en arbetslös person för att utföra sina uppgifter enligt ifrågavarande lag.

Staden behandlar också personuppgifter som vi fått av arbets- och näringsbyrån, närings-, trafik- och miljöcentralen, utvecklings- och förvaltningscentret och kommuner som deltar i kommunförsöket för främjande av sysselsättning med stöd av 14 § i lagen om införande av lagen om ordnande av arbetskraftsservice och vissa lagar som har samband med den för att förbereda verkställandet av arbetskraftsservice till den del som det är nödvändigt.

Rättsgrund för behandling av personuppgifter

I samband med utförandet av uppgifter som hör till kommunförsöket behandlas personuppgifter

• Med stöd av artikel 6.1 a i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål. Samtycket används som komplement till den lagstadgade behandlingen av uppgifter i situationer där det inte finns någon lagstadgad grund. Samtycke efterfrågas exempelvis då uppgifter överlåts till producenten av en tjänst som stöder sysselsättningen utan att tjänsten avtalats i sysselsättningsplanen eller den plan som ersätter den. De uppgifter som är nödvändiga för att ordna tjänsten överlåts då till tjänstens producent. Samtycke efterfrågas också i situationer som nämns i 13 kap. 9 § i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, då uppgifter som behövs för att tillsätta ett arbete överlåts till en arbetsgivare.
• Med stöd av artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. På denna grund kan alla de uppgifter som nämns i avsnittet ”Vilka personuppgifter behandlar vi?” om en enskild kund behandlas.
• Enskilda kunders telefonsamtal med rådgivningen spelas in med stöd av artikel 6.1 e i EU:s allmänna dataskyddsförordning: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Central lagstiftning

• EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016)
• Dataskyddslagen (1050/2018) Lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen (1269/2020)
• Lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice (916/2012)
• Lagen om ordnande av arbetskraftsservice (380/2023)
• Lagen om införande av lagen om ordnande av arbetskraftsservice och vissa lagar som har samband med den (383/2023)
• Lagen om utkomstskydd för arbetslösa (1290/2002)
• Lagen om främjande av integration (1386/2010)
• Lagen om arbetsverksamhet i rehabiliteringssyfte (189/2001)
• Lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen (1369/2014)
• Lag om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen (352/2010)

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Uppgifterna som behandlas om enskilda kunder och arbetsgivare definieras i 13 kap. 2 § i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice, som tillämpas på behandlingen av uppgifter i en kommun i försöksområdet enligt 14 § 1 mom. i lagen om ett kommunförsök som gäller främjande av sysselsättningen.

I fråga om enskilda kunder får följande uppgifter behandlas:
1) namn, personbeteckning och kontaktuppgifter,
2) uppgifter som har samband med kundrelationen till arbets- och näringsbyrån, anlitandet av service vid byrån och eventuella specialarrangemang som anlitandet av servicen kräver,
3) uppgifter om utbildning, arbetserfarenhet och yrkeskompetens samt andra uppgifter som används vid arbetsförmedling,
4) uppgifter om servicebehov, planer och genomförande av planer,
5) uppgifter om jobb- och utbildningserbjudanden och presentationer för arbetsgivare,
6) uppgifter om offentlig arbetskrafts- och företagsservice och annan sysselsättningsfrämjande service samt sakkunnigbedömningar,
7) sådana uppgifter om och bedömningar av hälsotillståndet och arbets- och funktionsförmågan som har inverkan på personens sysselsättning och som är nödvändiga för att tillhandahålla personen service,
8) utredningar och arbetskraftspolitiska utlåtanden som gäller utkomstskydd för arbetslösa eller alterneringsledighet;
9) uppgifter om förmåner som hör till den offentliga arbetskrafts- och företagsservicen.

I fråga om arbetsgivare eller företag som ansöker om eller får offentlig arbetskraftsservice kan identifierande uppgifter om arbetsgivarens representant behandlas.
I sektorsövergripande samservice kan man behandla uppgifter om en arbetslös person enligt 9 § i lagen om sektorsövergripande samservice som främjar sysselsättningen:

1) namn, personbeteckning och kontaktuppgifter,
2) uppgifter som har samband med kundrelationen vid sektorsövergripande samservice, anlitandet av den sektorsövergripande samservicen och eventuella specialarrangemang som anlitandet av servicen kräver,
3) uppgifter om utbildning, anställningar och yrkeskunnande,
4) sådana uppgifter om den sociala situationen som inverkar på sysselsättningen för personen,
5) sådana uppgifter om och bedömningar av hälsotillstånd samt arbets- och funktionsförmåga som inverkar på sysselsättningen av honom eller henne och som är nödvändiga för att tillhandahålla service för honom eller henne,
6) uppgifter om servicebehov,
7) uppgifter om den sektorsövergripande sysselsättningsplanen och hur den genomförs, följs upp och revideras.

Dessutom spelas telefonsamtal mellan enskilda kunder och rådgivningen in för att verifiera betjäning som getts per telefon och förbättra tjänstens kvalitet.

Staden har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att från arbets- och näringsbyrån, närings-, trafik- och miljöcentralen, utvecklings- och förvaltningscentret samt kommuner som deltar i kommunförsöket för främjande av sysselsättning få de uppgifter om en kund som överförs till arbetskraftsmyndigheten som behövs för att förbereda verkställandet av arbetskraftsservice, dock inte arbetskraftsservicens kunduppgifter i större utsträckning än vad som krävs för att trygga kundens serviceprocess och servicens kontinuitet. Staden får behandla uppgifterna i fråga i förberedelse av verkställande endast till den del som det är nödvändigt för förberedelsen av verkställandet.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter fås från de registrerade personerna själva och samlas in i registret i olika servicesituationer exempelvis i tjänsten Mina E-tjänster för enskilda kunder, per telefon, per krypterad e-post och i samband med besök.

Information fås som överlåtelser från personregister från statliga myndigheter, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, kommunala myndigheter, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassan, Pensionsskyddscentralen, Sysselsättningsfonden, serviceproducenter inom offentliga arbetskraftstjänster samt anordnare av arbetsprövning enligt 4 kap. 5 § (12 kap. 6 § 1 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice).
Information om rekryteringsbeslut som gäller arbetserbjudanden och som berör en person fås från arbetsgivaren.

Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

Vi kan med den arbetssökandes skriftliga samtycke överlåta de uppgifter om den arbetssökande som behövs för att tillsätta ett arbete till arbetsgivare. De uppgifter som behövs för att tillsätta ett arbete är enligt 13 kap. 9 § 2 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice:

1) arbetssökandens namn och kontaktuppgifter, modersmål, övriga språkkunskaper och medborgarskap,
2) arbetssökandens utbildning och avlagda yrkesexamina och till behövliga delar deras innehåll och vitsord,
3) tidigare anställningar plus uppgifterna i arbetsintyg,
4) fullgjord värnplikt,
5) specialkompetens, arbets- och utbildningsönskemål samt den arbetssökandes egenhändigt uppgjorda jobbsökarpresentation för arbetsgivare,
6) information om att personen har varit arbetslös arbetssökande utan avbrott under de senaste 12 månaderna i syfte att utreda de förutsättningar för att ingå arbetsavtal för viss tid som avses i 1 kap. 3 a § i arbetsavtalslagen och i 1 kap. 4 a § i lagen om sjöarbetsavtal.

Till arbetsgivare får det lämnas ut uppgifter om den arbetssökandes hälsotillstånd endast om den arbetssökande ger sitt specificerade skriftliga samtycke och om uppgifterna är nödvändiga för tillsättande av ett ledigt arbete eller uppfyllande av särskilda krav på hälsotillståndet inom branschen i fråga, eller för att främja sysselsättningen för en arbetssökande som har en skada eller sjukdom som försvårar sysselsättningen (13 kap. 9 § 3 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice).

Arbetsgivaren har också rätt att få veta om en tidigare arbetstagare är arbetssökande hos arbets- och näringsbyrån när den uppfyller sin återanställningsskyldighet enligt arbetsavtalslagen.

Kommuner i försöksområdet, arbets- och näringsbyrån, Folkpensionsanstalten, arbetslöshetskassorna samt utländska inrättningar som har behörighet att hantera uppgifter som berör en persons arbetssökande och utkomstskydd för arbetslösa har rätt att sinsemellan utbyta uppgifter som anknyter till arbetssökandet och utkomstskyddet för arbetslösa, som påverkar personens rätt att få utkomstskydd för arbetslösa (11 kap. 4 a § samt 13 kap. 1 och 3 § i lagen om utkomstskydd för arbetslösa,
lagen om tillämpning av Europeiska unionens lagstiftning om samordning av de sociala trygghetssystemen).

Kunduppgifter kan också överlåtas till en producent av offentlig arbetskraftsservice och till producenten av en tjänst som stöder sysselsättningen som avtalats i sysselsättningsplanen eller den plan som ersätter den, om uppgifterna är nödvändiga för att ordna tjänsten (12 kap. 6 § 2 mom. i lagen om offentlig arbetskrafts- och företagsservice).

En del kunduppgifter ska enligt Nationalarkivets föreskrift förvaras permanent enligt arkivlagen (831/1994). De uppgifter som ska förvaras permanent överförs till förvaring hos Nationalarkivet efter att de tagits bort från kunduppgiftssystemet.
Kunduppgifter överlåts till andra myndigheter om det stadgas om överlåtelse av uppgifterna i lag eller om man har kundens samtycke för att överlåta uppgifterna. Innehållet i den information som lämnas ut definieras utifrån vilken rätt den myndighet som begärt information har till information.
Personuppgiftsbiträden

Staden kan lägga ut behandlingen av dina personuppgifter till en extern systemleverantör eller tjänsteleverantör genom ett separat uppdragsavtal. Behandlingen av personuppgifter sker då på stadens vägnar och för genomförande av det ändamål som staden fastställt. Staden är fortfarande registeransvarig för dina personuppgifter. Staden och tjänsteleverantören ansvarar tillsammans för att behandlingen av dina personuppgifter är ändamålsenlig.

Överförs dina personuppgifter till länder utanför EU eller EES?

Helsingfors stad säkerställer som standard att behandlingen av dina personuppgifter sker inom EU- eller EES-området. Stadens tjänster eller funktioner kan dock i vissa fall ordnas med hjälp av tjänsteproducenter, tjänster eller servrar som finns någon annanstans. Då kan dina personuppgifter även överföras till länder utanför EU- eller EES-området, till exempel till Förenta staterna. Dataskyddsförordningen ställer upp strikta kriterier för överföring av personuppgifter till sådana länder där lagstiftningen om behandling av personuppgifter avviker från den europeiska dataskyddslagstiftningens krav. Helsingfors stad förbinder sig då till att följa kraven på en tillräcklig nivå av personuppgiftsskydd, och förpliktar till tillämpliga delar de systemleverantörer och tjänsteproducenter som den använder att uppfylla motsvarande dataskyddsskyldigheter på det sätt som dataskyddslagstiftningen kräver.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Kunduppgifter i det kunduppgiftssystem som används i offentlig arbetskraftsservice raderas fyra år efter att kundrelationen upphört. Uppgifterna raderas dock inte om de behövs för att sköta en uppgift som baserar sig på bestämmelser eller med anledning av ett anhängigt ärende.

Inspelningarna av enskilda kunders telefonsamtal med rådgivningen raderas sex månader efter inspelningen.

En del kunduppgifter ska enligt Nationalarkivets föreskrift förvaras permanent enligt arkivlagen (831/1994). De uppgifter som ska förvaras permanent överförs till förvaring hos Nationalarkivet efter att de tagits bort från kunduppgiftssystemet. UF-centret ansvarar för radering av dokument i ovan nämnda system och dokument som skickats via tjänsten Mina E-tjänster.

Helsingfors stad är en självständig arkivbildare under genomförandet av kommunförsöket till de delar som det inte är fråga om dokument som ingår i ovan nämnda system eller har levererats genom dem. Staden ansvarar för att arkivera dokument som den tagit emot och som uppstått i samband med dess uppgifter i enlighet med arkivlagen. Behandlingen och arkiveringen av dokument som inkommit till staden och uppstått inom staden under kommunförsöket sker i enlighet med planen för informationsstyrning.

Automatiskt beslutsfattande och profilering

Vi använder inte dina uppgifter för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

Dina rättigheter avseende behandlingen av dina personuppgifter

Information om den registrerades rättigheter och instruktioner om hur man kan hävda dem finns på:
https://www.hel.fi/sv/beslutsfattande-och-forvaltning/information-om-helsingfors/dataskydd-och-informationshantering/da…

Rätt att få insyn i uppgifterna (rätt till tillgång, artikel 15)

Du har rätt att veta vilka personuppgifter om dig behandlas och vilka uppgifter om dig har sparats. Staden lämnar ut uppgifterna utan onödigt dröjsmål, senast inom en månad från att begäran mottagits. Tidsfristen får vid behov
förlängas med högst två månader, om begäran är exceptionellt omfattande och komplicerad. Ifall tidsfristen förlängs, underrättar staden den som begärt information om saken inom en månad från det att begäran mottagits samt anger orsakerna till dröjsmålet.

Rätt till rättelse (artikel 16)

Du har rätt att kräva att staden korrigerar inexakta och felaktiga personuppgifter om dig utan oskäligt dröjsmål. Du har också rätt att komplettera ofullständiga uppgifter. Huruvida uppgifterna är ofullständiga avgörs med beaktande av ändamålet med behandlingen av personuppgifterna i registret. Staden utfärdar ett skriftligt intyg om den inte godkänner ditt krav på rättelse av en uppgift. Av intyget ska framgå orsakerna till att begäran har avslagits. I det sammanhanget ska staden också informera om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och att utnyttja andra rättsskyddsmedel.

Rätt till radering (artikel 17)

Rätt att få uppgifterna raderade föreligger inte om behandlingen baserar sig på efterlevnad av stadens lagstadgade förpliktelse eller om behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller för att utöva stadens offentliga makt. I vissa undantagsfall, exempelvis om behandlingen av uppgifter har grundat sig på ditt samtycke och du drar tillbaka ditt samtycke, har du rätt att få dina uppgifter raderade, det vill säga att bli bortglömd. Staden utfärdar ett skriftligt intyg om den inte godkänner ditt krav på radering. Av intyget ska framgå orsakerna till att kravet har avslagits. I det sammanhanget ska staden också informera om möjligheten att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet och att utnyttja andra rättsskyddsmedel.

Rätt till begränsning av behandling (artikel 18)

En enskild kunds rätt att begränsa behandlingen begränsas i lagstiftningen om offentlig arbetskraftsservice. En registrerad enskild kund har inte rätt enligt artikel 18 att begränsa behandlingen av uppgifterna i registret. Det är fråga om en separat begränsning av den registrerades rättigheter som gjorts genom lagstiftningsåtgärder enligt artikel 23. I övrigt tillämpas den registrerades rättigheter på normalt sätt.

Rätt till dataportabilitet (artikel 20)

Rätten att överföra personuppgifter från ett system till ett annat tillämpas inte när behandlingen baserar sig på en offentlig förpliktelse. Denna rättighet gäller därför inte sådan behandling som är nödvändig för att uppfylla en lagstadgad förpliktelse, utföra en uppgift av allmänt intresse eller utöva stadens offentliga makt. Rätten att överföra från en personuppgiftsansvarig till en annan gäller situationer där en person själv har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige sina personuppgifter och behandlingen av dem baserar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiserat.

Rätt att göra invändningar (artikel 21)

Du har av skäl som hänför sig till din specifika situation rätt att när som helst göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig på utförande av en uppgift vilken är av allmänt intresse eller utövning av offentlig makt som hör till staden. I ett sådant fall kan behandlingen av uppgifter fortsätta enbart om staden kan påvisa tvingande och berättigade skäl för behandlingen. Behandlingen kan också fortsätta om så krävs för att man ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Rätt att göra invändningar föreligger inte då personuppgifter behandlas med stöd av andra behandlingsgrunder, såsom uppfyllande av en lagstadgad förpliktelse.

Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet (artikel 77)

Du har rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet, om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679. Därutöver har du rätt att använda andra administrativa medel för sökande av ändring samt rättsskyddsmedel.

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja@om.fi
Telefonväxel: 029 56 66700

Hur kan du kontakta oss i frågor som gäller dataskyddet?

I frågor som gäller dataskyddet kan du kontakta Helsingfors sysselsättningstjänsters jurist (Stadskansliet/enheten Sysselsättningstjänster).

Ansvarsperson

Stadskansliet/Näringslivsavdelningen/Direktör för sysselsättningsärenden.
Enligt stadsstyrelsens beslut 7.3.2022 § 182 om ansvarsfördelningen och uppgifterna i fråga om registerföringen är direktören för sysselsättningsärenden ansvarsperson för registret.

Kontaktuppgifter

Helsingfors stad
Kontaktuppgifter
E-postadress: helsinki.kirjaamo@hel.fi
Postadress: PB 10
00099 HELSINGFORS STAD
Besöksadress: Norra esplanaden 11–13
Telefonnummer: 09 310 13700
Registratorskontoret har öppet måndag–fredag kl. 08.15–16.00.
UF-centret: tietosuoja.keha@ely-keskus.fi

Kontaktuppgifter för dataskyddsombudet

Helsingfors stads dataskyddsombud
tietosuoja@hel.fi
09 310 1691 (telefonväxel)

Denna dataskyddsbeskrivning har uppdaterats 27.8.2024.